Scrum: a nova gestão de projetos

Fui almoçar na semana passada, pela Exame, com o Jorge Steffens, presidente da Datasul, e o Marcelo dos Santos, diretor de marketing também da empresa. Durante o bate-papo, os executivos comentaram que estão adotando uma metodologia para a gestão de projetos batizada de Scrum. O método está baseado na filosofia da gestão ágil de projetos e envolve desde post-its até reuniões a cada 24 horas gravadas em vídeo e colocadas no YouTube para garantir o bom andamento do projeto.

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Na prática, deixa de lado as burocracias dos métodos tradicionais, entre eles o PMI. Para explicar um pouco mais no que consiste o método, fiz um bate-bola rapidinho com algumas informações de sites como Scrum Alliance, Control Chaos, Scrum Master e Agile Alliance.

O que é o Scrum
É um framework usado para organizar as equipes e fazer um trabalho de mais qualidade. Ele permite aos times escolher a quantidade de trabalho a ser feito e decidir de que maneira deverá ser feito, de forma a tornar o ambiente de trabalho mais agradável. É um processo ágil para gerenciamento de projetos, baseado em inspeção e adaptação, escalável para projetos grandes, longos e distribuidos. É compatível com requisitos do CMMI e ISO 9001.

Como surgiu a metodologia
O termo vem de um estudo de 1986 feito pelos estudiosos Takeuchi e Nonaka publicado na revista Harvard Business Review. Na publicação, ambos dizem que projetos que utilizam pequenos times com funcionalidades cruzadas historicamente produzem melhores resultados. Esses times eram como a formação Scrum do Rugby, em que o time oferece um tipo de proteção à jogada. Jeff Sutherland desenvolveu o processo Scrum na Easel Corporation em 1993. Ken Schwaber formalizou o processo para a indústria de software e publicou o primeiro paper sobre Scrum. (Faça o download aqui).

Quais as etapas do processo
Antes do início do projeto, são nomeados três pilares: o dono do projeto, o scrum master, e o time. O primeiro, dono do projeto, representa os stakeholders e tem foco no negócio. É a parte responsável por planejar as fases, elaborar e priorizar as funcionalidades. Também é responsável pelo feedback e aprovações. O Scrum Master está relacionado com inspeção do projeto, define os limites e protege a equipe. O time é responsável por entregar o desenvolvimento do projeto. É auto-organizado, multi-disciplinar e reporta sucessos ou insucessos de certa fase.

A estrutura do Scrum prevê a existência de uma sala de projetos – para as empresas com estrutura muito enxuta, uma parede está valendo. Isso porque um dos procedimentos depois da criação dos grupos-base está relacionado a descrever as tarefas em pequenos post-its. Eles geralmente são colados na parede da sala de projetos e cada integrante do projeto escolhe aquilo que quer fazer – democrático, não? Pois é para o bem-estar de quem está envolvido, garantem os entusiastas.

Para quem acha que o nível de informalidade é grande, a forma como a documentação do trabalho é feita é que é a mais interessante. A cada 24 horas, o grupo se reúne, filma as reuniões, e… coloca a gravação no YouTube, como diz o Marcelo, da Datasul. Cada integrante do grupo tem direito de dizer sobre seu avanço na tarefa ou sobre o que o impediu de avançar. O projeto inteiro é dividido em módulos, os sprints, e cada um deles deve ter duração máxima de três semanas.

Vantagens e desvantagens
O Scrum tem como principais vantagens, segundo seus entusiastas, a velocidade, o fato de evitar surpresas com o cronograma ou com resultados – já que as reuniões diárias prevêem esse controle – e também sobre visibilidade. Ao fim das semanas é feita uma Sprint Review, que é a análise daquele módulo. Ao término, acontece uma retrospectiva. Por outro lado, a sensação de informalidade é a grande desvantagem do Scrum. Não há no escopo a documentação formal do software a ser desenvolvido, por exemplo, ele é simplesmente… desenvolvido! Ele só é criado caso os envolvidos considerem necessário.

Neste primeiro post, optei por ser mais explicativa do que analítica. Confesso que ainda não tenho opinião formada sobre o Scrum e procurarei mais casos que fundamentem minha opinião. Até agora sei, entretanto, que empresas como Google, Microsoft, Yahoo!, Oracle, Borland, HP, Motorola e Coca-cola já utilizam. Entre os frutos colhidos estão maior produtividade, maior adaptabilidade e diminuição dos riscos e incertezas. E você, tem opinião formada sobre o Scrum?